PERENCANAAN ORGANISASI KEWIRAUSAHAAN

  Perencanaan adalah proses menentukan bagaimana organisasi dapat mencapai tujuannya, dimana ditujukan pada tindakan yang tepat melalui melalui proses analisa, evaluasi, seleksi diantara kesempatan-kesempatan yang diprediksi terlebih dahulu.
Tujuan Perencanaan adalah membentuk usaha yang terkoordinasi dalam organisasi.
Perencanaan Organisasional mempunyai dua tujuan :
• Tujuan Perlindungan (Protective) : meminimisasikan resiko dengan mengurangi ketidakpastian di sekitar kondisi bisnis dan menjelaskan konsekuensi tindakan manajerial yang berhubungan
• Tujuan Kesepakatan (Affirmative) : meningkatkan tingkat keberhasilan organisasional
Koontz O’Donnel menyatakan maksud perencanaan adalah :
“untuk melancarkan pencapaian usaha dan tujuan”
Kerugian dan Keuntungan Perencanaan
Keuntungan Perencanaan :
1. Membantu wirausahawan berorientasi ke masa depan
2. Koordinasi keputusan yang tidak dibuat sekarang tanpa adanya gagasan tentang bagaimana ia akan mempengaruhi keputusan yang harus dibuat besok
3. Perencanaan menekan tujuan-tujuan organisasional sehingga wirausahawan secara konstan dalam pencapaian tujuan organisasi
Kerugian Perencanaan :
Penekanan pada program perencanaan akan memakan banyak waktu manajemen sehingga manajemen harus membagi antara waktu yang digunakan untuk perencanaan dengan waktu yang digunakan untuk fungsi manajemen lainnya seperti pemgorganisasian, mempengaruhi dan pengawasan.
 

Tujuan dan manfaat perencanaan :

Tujuan :

1. Standar pengawasan, yaitu mencocokkan pelaksanaan dengan perencanaannya

2. Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan

3. Mengetahui siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya), Baik kualifikasinya maupun kuantitasnya

4. Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan

5. Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat, biaya, tenaga, dan waktu

6. Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan

7. Menyerasikan dan memadukan beberapa kegiatan
8. Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui

9. Mengarahkan pada pencapaian tujuan

Manfaat Perencanaan :

1. Standar pelaksanaan dan pengawasan

2. Pemilihan berbagai alternatif terbaik

3. Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan

4. Menghemat pemanfaatan sumberdaya organisasi

5. Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan

6. Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait

7. Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti, dan

8. Mempermudah aktivitas/kebutuhan kita

            Ada beberapa macam mengorganisasian sumber daya-sumber daya dari Fayol, yaitu :
a. Pembagian kerja (Division of labor), yaitu sernakin mengkhusus manusia  dalam pekerjaannya, semakin efisien kerjanya, seperti terdapat pada ban  berjalan.
b. Otoritas dan tanggung jawab (Authority and Responsibility) diperoleh melalui perintah dan untuk dapat memberi perintah haruslah dengan wewenang formil. Walaupun demikian wewenang pribadi dapat mernaksa kepatuhan orang lain.
c. Disiplin (discipline), dalam arti kepatuhan anggota organisasi terhadap aturan dan kesempatan. Kepemimpinan yang baik berperan penting bagi kepatuhan ini dan juga kesepakatan yang ad ii, seperti penghargaan terhadap prestasi serta penerapan sangsi hukum secara adil terhadap yang menyimpang.
d. Kesatuan komando (Unity of commad), yang berarti setiap karyawan hanya menerima perintah kerja dari satu orang dan apabila perintah itu datangnya dari dua orang atasan atau lebih akan timbul pertentangan perintah dan kerancuan wewenang yang harus dipatuhi.
e. Kesatuan pengarahan (unity of Direction), dalam arti sekelompok kegiatan yang mempunyai tujuan yang sarna yang harus dipimpin oleh seorang manajer dengan satu rencana kerja.
f. Menomorduakan kepentingan perorangan terhadap terhadap kepentingan umum (Subordination of Individual interest to general interes), yaitu kepentingan perorangan dikalahkan terhadap kepentingan organisasi sebagai satu keseluruhan.
g. Renumerasi Personil (Renumeration of personnel), dalam arti imbalan yang adil bagi karyawan dan pengusaha.
h. Sentralsiasi (Centralisation), dalam arti bahwa tanggung jawab akhir terletak pada atasan dengan tetap memberi wewenang memutuskan kepada bawahan sesuai kebutuhan, sehingga kemungkinan adanya desentralisasi. 

i. Rantai Skalar (Scalar Chain), dalam arti adanya garis kewenangan yang  tersusun dari tingkat atas sampai ke tingkat terendah seperti tergambar pada bagan organisasi.
j. Tata-tertib (Order), dalam arti terbitnya penempatan barang dan orang pada tempat dan waktu yang tepat.
k. Keadilan (Equity), yaitu adanya sikap persaudaraan keadilan para manajer terhadap bawahannya.
l. Stabilitas masa jabatan (Stability of Penure of Personal) dalam arti tidak banyak pergantian karyawan yang ke luar masuk organisasi.
m. Inisiatif (Initiative), dengan memberi kebebasan kepada bawahan untuk berprakarsa dalam menyelesaikan pekerjaannya walaupun akan terjadi kesalahan-kesalahan.
n. Semangat Korps (Esprit de Corps), dalam arti meningkatkan semangat berkelompok dan bersatu dengan lebih banyak menggunakan komunikasi langsung daripada komunikasi formal dan tertulis

PEMBAGIAN TENAGA KERJA (DIVISION OF LABOUR)

Konsep pembagian tenaga kerja diberikan pada berbagai bagian tugas tertentu diantara sejumlah anggota organisasi sehingga produksi dibagi menjadi sejumlah langkah-langkah/tugas-tugas dengan tanggung jawab penyelesaian yang diberikan pada individu tertentu. Terdapat juga keuntungan dan kerugian Pembagian Tenaga Kerja. Berikut ini adalah keuntungan pembagian tenaga kerja.

1.      Pekerja berspesialisasi dalam tugas tertentu sehingga keterampilan dalam tugas tertentu meningkat,

2.      Tenaga kerja tidak kehilangan waktu dari satu tugas ke tugas yang lain,

3.      Pekerja memusatkan diri pada satu pekerjaan dan membuat pekerjaan lebih mudah dan efisien, dan

4.      Pekerja hanya perlu mengetahui bagaimana melaksanakan bagian tugas dan bukan proses keseluruhan produk.

Selain keutungan pembagian tenaga kerja terdapat juga kerugian pembagian tenaga kerja. Berikut ini adalah kerugian pembagian tenaga kerja.

1.      Pembagian kerja hanya dipusatkan pada efisiensi dan manfaat ekonomi yang mengabaikan variabel manusia, dan

2.      Kerja yang terspesialisasi cenderung menjadi sangat membosankan yang akan berakibat tingkat produksi menurun.

Wewenang

Wewenang adalah hak untuk melaksanakan atau memerintah. Wewenang memungkinkan pemegangnya bertindak dengan cara tertentu dan mempengaruhi secara langsung tindakan orang lain melalui perintah yang dikeluarkan. Wewenang didefinisikan sebagai karakter komunikasi dengan mana ia diterima oleh individu sebagai penentuan tindakan yang akan diambil oleh individu dalam sistem. Barnard menunjukkan bahwa wewenang hanya akan diterima jika :

1.      Individu bisa mengerti perintah yang dikomunikasikan,

2.      Individu percaya perintah itu konsisten untuk tujuan organisasi,

3.      Individu melihat perintah itu sesuai kepentingan pribadinya, dan

4.      Individu secara fisik dan mental mampu menyesuaikan diri dengan perintah tersebut.

Menurut Chester Barnard akan makin banyak perintah manajer yang diterima dalam jangka panjang apabila terdapat hal-hal mengenai jika :

1.      Saluran formal dari komunikasi digunakan oleh manajer dan dikenal semua anggota organisasi,

2.      Tiap anggota organisasi telah menerima saluran komunikasi formal melalui mana dia menerima perintah,

3.      Lini komunikasi antara manajer bawahan bersifat langsung,

4.      Rantai komando yang lengkap,

5.      Manajer memiliki keterampilan komunikasi yang memadai,

6.      Manajer menggunakan lini komunikasi formal hanya untuk urusan organisasional, dan

7.      Suatu perintah secara otentik memang berasal dari manajer.

Kewirausahaan

KEWIRAUSAHAAN

Kewirausahaan berasal dari bahasa Perancis, yaitu Entrepreneurship yang artinya between taker. Kewirausahaan adalah sifat, ciri dan watak seseorang yang memiliki kemauan dalam mewujudkan gagasan inovatif ke dalam dunia nyata secara kreatif. Kewirausahaan berasal dari kata wira dan usaha. Wira, berarti pejuang, pahlawan, manusia unggul, teladan, berbudi luhur, gagah berani dan berwatak agung. Usaha, berarti perbuatan amal, bekerja, berbuat sesuatu. Jadi wirausaha adalah pejuang atau pahlawan yang berbuat sesuatu. Ini baru dari segi etimologi (asal usul kata). Sedangkan ada pendapat yang mengatakan bahwa kewirausahaan adalah semangat, sikap, perilaku dan kemampuan seseorang dalam menangani usaha atau kegiatan yang mengarah pada upaya mencari, menciptakan serta menerapkan cara kerja, teknologi dan produk baru dengan meningkatkan efisiensi dalam rangka memberikan pelayanan yang lebih baik dan atau memperoleh keuntungan yang lebih besar.

Tiga jenis perilaku wirausaha yaitu:

1)  Wirausaha yang memiliki inisiatif

2)  Wirausaha yang mengorganisir mekanisme sosial dan ekonomi untuk menghasilkan sesuatu

3)  Menerima resiko atau kegagalan

Kunci penting seorang wirausahawan adalah berpikir kreatif, inovatif, berani mengambil resiko dan tidak mudah putus asa.

Karakteristik menurut Mc Clelland:

1)  Keinginan untuk berprestasi

2)  Keinginan untuk bertanggung jawab

3)  Preferensi kepada resiko-resiko menengah

4)  Persepsi kepada kemungkinan berhasil

5)  Rangsangan oleh umpan balik

6)  Aktivitas energik

7)  Orientasi ke masa depan

8)  Keterampilan dalam pengorganisasian

9)  Sikap terhadap uang

Karakteristik wirausahawan yang sukses dengan n Ach tinggi :

1)  Kemampuan inovatif

2)  Toleransi terhadap kemenduaan (ambiguity)

3)  Keinginan untuk berprestasi

4)  Kemampuan perencanaan realistis

5)  Kepemimpinan terorientasi kepada tujuan

6)  Obyektivitas

7)  Tanggung jawab pribadi

8)  Kemampuan beradaptasi

9)  Kemampuan sebagai pengorganisasi dan administrator

Tiga kebutuhan dasar yang mempengaruhi pencapaian tujuan ekonomi menurut Mc Clelland, yaitu:

a.  Kebutuhan untuk berprestasi (nAch)

n-ACH adalah motivasi untuk berprestasi, karena itu karyawan akan berusaha mencapai prestasi tertingginya, pencapaian tujuan tersebut bersifat realistis tetapi menantang, dan kemajuan dalam pekerjaan. Contohnya, Karyawan perlu mendapat umpan balik dari lingkungannya sebagai bentuk reward terhadap usaha yang dilakukannya tersebut.

b.  Kebutuhan untuk berafiliasi (n Afi)

Kebutuhan untuk Berafiliasi atau Bersahabat (n-AFI). Kebutuhan akan Afiliasi adalah hasrat untuk berhubungan antar pribadi yang ramah dan akrab. Contohnya Seorang yang memiliki keinginan untuk mempunyai hubungan yang erat, kooperatif dan penuh sikap persahabatan dengan pihak lain.

c.  Kebutuhan untuk berkuasa (n Pow)

Kebutuhan akan Kekuasaan (n-POW) Kebutuhan akan kekuasaan adalah kebutuhan untuk membuat orang lain berperilaku dalam suatu cara dimana orang-orang itu tanpa dipaksa tidak akan berperilaku demikian atau suatu bentuk ekspresi dari individu untuk mengendalikan dan mempengaruhi orang lain.Contohnya, seorang atasan ingin dapat mengendalikan dan mempengaruhi bawahannya, dimana para karyawannya berperilaku sesuai yang diinginkan oleh atasan tersebut.

Terdapat beberapa sumber gagasan dalam identifikasi peluang usaha baru, antara lain:

a)   Konsumen. Wirausahawan harus selalu memperhatikan apa yang menjadi keinginan konsumen.

b)   Perusahaan yang sudah ada. Wirausahawan harus selalu memperhatikan dan mengevaluasi produk atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan yang sudah ada serta mencari cara untuk memperbaiki penawaran yang sudah ada.

c)    Saluran distribusi. Merupakan sumber gagasan baru yang sangat baik karena kedekatan mereka dengan kebutuhan pasar.

d)  Pemerintah. Merupakan sumber pengembangan baru yang terdiri dari 2 cara, yaitu melalui dokumen hak-hak paten yang memungkinkan pengembangan sejumlah produk baru dan melalui peraturan pemerintah terhadap dunia bisnis yang memungkinkan munculnya produk baru.

e)   Penelitian dan pengembangan. Sering menghasilkan gagasan baru atau perbaikan produk yang sudah ada.

Unsur dasar analisa pulang pokok antara lain:

1.      Biaya tetap biaya yang jumlah totalnya tetap dalam kisaran perubahan volume kegiatan tertentu.Besar kecilnya biaya tetap dipengaruhi oleh kondisi perusaha an jangka panjang, teknologi dan metode serta strategi manajemen.

2.      Biaya variabel: biaya yang jumlah totalnya berubah sebanding dengan perubahan volume kegiatan

3.      Biaya total: keseluruhan biaya yang dikeluarkan untuk menghasilkan produksi dalam proses input otput.

4.      Pendapatan total

5.      Keuntungan

6.      Kerugian

7.      Titik pulang pokok

 Pembagian dalam bentuk-bentuk kepemilikan diantaranya yaitu:

1)  Kepemilikan perseorangan, dimiliki dan dijalankan oleh 1 orang, sehingga laba yang diterima tidak perlu dibagi-bagi,

2)  Kepemilikan kongsi, dimiliki dan dijalankan oleh 2 orang atau lebih, kepemilikan bersama atas harta, umur perusahaan terbatas, adanya pembagian laba,

3)  Perusahaan perseroan, perusahaan yang memiliki badan hukum, kewajiban pemilik saham terbatas pada jumlah saham yang dimilikinya, kepemilikan perusahaan dapat berpindah tangan, eksistensi relatif stabil.

Proses seleksi adalah serangkaian langkah kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau tidak. Langkah-langkah ini mencakup pemaduan kebutuhan-kebutuhan kerja pelamar dan organisasi. Dalam banyak departemen personalia, penarikan dan seleksi digabungkan dan disebut Employment function.

Proses seleksi adalah pusat manajemen personalia. Analisa jabatan, perencanaan sumber daya manusia, dan penarikan dilakukan terutama untuk membantu seleksi personalia.

MASUKAN-MASUKAN SELEKSI

Para manajer personalia menggunakan proses seleksi untuk mengambil keputusan penerimaan karyawan baru. Proses seleksi tergantung pada tiga masukan penting. Informasi analisis jabatan memberikan deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan dan standar-standar prestasi yang diisyaratkan jabatan. Rencana-rencana sumber daya manusia memberitahukan kepada manajer personalia bahwa ada lowongan pekerjaan. Akhirnya, penarikan agar manajer personalia mendapatkan sekelompok orang yang akan dipilih. Ketiga masukan ini sangat menentukan efektivitas proses seleksi.

Disamping itu, manajer personalia harus menghadapi paling tidak tiga tantangan, yaitu tantangan-tantangan suplai, ethis dan organisasional. Berbagai tantangan ini sering menjadi kendala proses seleksi.

Tantangan-tantangan Suplai

Semakin besar jumlah pelamar yang “qualified” maka akan semakin mudah bagi departemen personalia untuk memilih karyawan baru yang berkualitas. Dalam kenyataannya, banyak lowongan jabatan, seperti kebutuhan manajer profesional sekarang ini, sangat sulit dipenuhi. Keterbatasan suplai tersebut menyebabkan organisasi tidak leluasa memilih calon karyawan terbaik.

Tantangan-tantangan Ethis

Penerimaan karyawan baru karena hubungan keluarga, pemberian komisi dan kantor penempatan tenaga kerja, atau karena suap, semuanya merupakan tantangan bagi pengelola organisasi. Bila standar-standar ethis ini dilanggar, karyawan baru mungkin dipilih secara tidak tepat.

Tantangan-tantangan Organisasional

Proses seleksi bukan merupakan tujuan akhir, tetapi prasarana dengan mana organisasi berupaya untuk mencapai tujuan-tujuan dan sasarannya. Secara alamiah, organisasi menghadapi keterbatasan-keterbatasan, seperti anggaran atau sumber daya lainnya yang mungkin akan membatasi proses seleksi. Disamping itu, berbagai strategi, kebijaksanaan dan taktik organisasi juga merupakan batasan-batasan.

LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES SELEKSI

Departemen personalia dapat menggunakan berbagai prosedur seleksi untuk membandingkan pelamar dengan spesifikasi jabatan. Langkah-langkah dalam prosedur seleksi yang biasa digunakan paling tidak terdiri dari tujuah langkah. Bagi pelamar yang berasal dari suplai internal, kadang-kadang tidak perlu melalui beberapa langkah, seperti penerimaan pendahuluan, pemeriksaan referensi atau evaluasi medis (kesehatan).

Langkah-langkah Dalam Proses Seleksi

LANGKAH 1 : PENERIMAAN PENDAHULUAN

Proses seleksi merupakan jalur dua arah. Organisasi memilih para karyawan dan para pelamar memilih perusahaan. Seleksi dimulai dengan kunjungan calon pelamar ke kantor personalia atau dengan permintaan tertulis untuk aplikasi.

Bila pelamar datang sendiri, wawancara pendahuluan dapat dilakukan. Ini akan sangat membantu dalam upaya menghilangkan kesalahapahaman dan menghindarkan pencarian informasi dari sumber tidak resmi (“jalan belakang”).

LANGKAH 2 : TES-TES PENERIMAAN

Tes-tes penerimaan sangat berguna untuk mendapatkan informasi yang relatif obyektif tentang pelamar yang dapat dibandingkan dengan para pelamar lainnya dan para karyawan sekarang. Tes-tes penerimaan merupakan berbagai peralatan bantu yang menilai kemungkinan padunya antara kemampuan, pengalaman dan kepribadian pelamar dan persyaratan jabatan.

Agar tes dapat meloloskan para pelamar yang tepat, maka ia harus valid. Validitas berarti bahwa skor-skor tes mempunyai hubungan yang berarti (signifikan) dengan prestasi kerja atau dengan kriteria-kriteria relevan lainnya.

Berbagai Peralatan Tes

Ada bermacam-macam jenis tes penerimaan. Setiap tipe tes mempunyai kegunaan yang terbatas, dan mempunyai tujuan yang berbeda. Secara ringkas, berbagai tipe tes dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Tes-tes Psikologis (Psychological Test)

- Test kecerdasan (intelligence test) : Yang menguji kemampuan mental pelamar dalam hal daya pikir secara menyeluruh dan logis.

- Test kepribadian (personality test) : Dimana hasilnya akan mencerminkan kesediaan bekerja sama, sifat kepemimpinan dan unsur-unsur kepribadian lainnya.

- Test bakat (aptitude test) : Yang mengukur kemampuan potensial pelamar yang dapat dikembangkan

- Test minat (interest test) : Yang mengatur antusiasme pelamar terhadap suatu jenis pekerjaan.

- Tes prestasi (achievement test) : Yang mengukur kemampuan pelamar sekarang

2. Tes-tes Pengetahuan (Knowledge Tests) : Yaitu bentuk tes yang menguji informasi atau pengetahuan yang dimiliki para pelamar. Pengetahuan yang diujikan harus sesuai dengan kebutuhan untuk melaksanakan pekerjaan

3. Performance Tests : Yaitu bentuk tes yang mengukur kemampuan para pelamar untuk melaksanakan beberapa bagian pekerjaan yang akan dipegangnya. Sebagai contoh, tes mengetik untuk calon pengetik.

Selain harus feasible penggunaan tes juga harus fleksibel.Hasil tes tidak selalu merupakan langkah pertama atau terakhir dalam proses seleksi. Akhirnya, tes penerimaan hanya merupakan suatu teknis di antara berbagai teknik yang digunakan dalam proses seleksi, karena tes hanya dapat dilakukan terhadap faktor-faktor yang bisa diuji secara mudah. Hal-hal yang tidak dapat diukur melalui pengujian mungkin sama pentingnya.

LANGKAH 3 : WAWANCARA SELEKSI

Wawancara seleksi adalah percakapan formal dan mendalam yang dilakukan untuk mengevaluasi hal dapat diterimanya atau tidak (acceptability) seorang pelamar. Pewawancara (interviewer) mencari jawab dua pertanyaan umum. Dapatkah pelamar melaksanakan pekerjaan? Bagaimana kemampuan pelamar dibandingkan dengan pelamar lain?

Wawancara mempunyai tingkah fleksibilitas tinggi, karena dapat diterapkan baik terhadap para calon karyawan manajerial atau operasional, berketerampilan tinggi atau rendah, maupun staf. Teknik ini juga memungkinkan pertukaran informasi dua arah : pewawancara mempelajari pelamar, dan sebaliknya pelamar mempelajari perusahaan.

Wawancara seleksi mempunyai dua kelemahan utama : reliabilitas dan validitas. Bagaimanapun juga teknik wawancara penting dilakukan dalam proses seleksi karena efektivitasnya dapat dipercaya dan mempunyai fleksibilitas.

Proses Wawancara

Tahap-tahap proses wawancara meliputi persiapan pewawancara, pengarahan atau penciptaan hubungan, pertukaran informasi, terminasi dan evaluasi. Setiap tahap harus dijalani agar wawancara berhasil.

• Persiapan pewawancara. Kegiatan persiapan ini mencakup penentuan sasaran wawancara, pengembangan berbagai pertanyaan spesifik yang akan diajukan dalam proses wawancara, penetapan tipe wawancara dan format pertanyaan, serta pengenalan awal tentang pelamar dengan mempelajari blanko lamaran. Disamping itu, pewawancara harus mampu menjelaskan tugas-tugas pekerjaan, standar prestasi, upah dan tunjangan-tunjangan lain, dan bidang-bidang pekerjaan lainnya.
• Pengarahan. Setelah wawancara dimulai, pewawancara perlu menciptakan hubungan yang relaks dengan pelamar dan suasana yang “enak”. Tanda kondisi ini pewawancara mungkin tidak memperoleh gambaran yang lengkap dan jelas tentang potensi pelamar.
• Pertukaran Informasi. Inti proses wawancara adalah pertukaran informasi. Untuk membantu menciptakan hubungan, banyak pewawancara mulai dengan bertanya kepada pelamar bila ada pertanyaan-pertanyaan yang ingin diajukan. Ini menimbulkan komunikasi dua arah dan memungkinkan pewawancara mulai untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada pelamar.
• Terminasi. Bila waktu wawancara yang tersedia habis, pewawancara perlu memberi isyarat bahwa wawancara akan segera diakhiri, dalam hal ini sekali lagi komunikasi non verbal sangat berguna.
• Evaluasi. Segera setelah wawacara berakhir, pewawancara harus mencatat jawaban-jawaban tertentu dan kesan-kesan umum mengenai pelamar. Penilaian ini dapat menggunakan catatan yang telah disiapkan secara standar. Penggunaan catatan atau daftar standar akan meningkatkan reliabilitas wawancara sebagai teknik seleksi.